Medewerkers en rollen

Niet iedereen die meehelpt heeft alles nodig. Een vrijwilliger aan de deur moet tickets kunnen scannen, maar hoeft geen klantgegevens, omzet of terugbetalingen te zien. Daarom krijgt elke medewerker één rol per club, en die rol bepaalt wat die persoon te zien krijgt.

Medewerkers beheer je onder Club → Medewerkers.

De vier rollen

Rol	Wat die persoon kan
Club admin	Alles: instellingen, medewerkers, financieel, audit. Ook scannen.
Ticket manager	Wedstrijden, producten, bestellingen, vrijkaarten en bulk import. Ook scannen.
Scanner	Alleen de scannerpagina aan de deur. Geen beheer.
Finance (read-only)	Meelezen bij betalingen, terugbetalingsaanvragen en facturen. Niet scannen.

Wat de rollen níet zien

• Een ticket manager beheert de wedstrijden zelf, maar niet de ploegen, locaties, zaalplannen en de kalenderkoppeling — dat blijft bij de club admin. Ook de financiële pagina’s, de instellingen, de medewerkerslijst en het auditlogboek zijn niet zichtbaar.
• Een scanner komt helemaal niet in het beheer. Wie met een scanner-account naar het beheer surft, komt gewoon op de scannerpagina terecht.
• Finance (read-only) leest mee en beslist niet: de Mollie-koppeling staat er alleen ter info, en een terugbetaling goedkeuren blijft voorbehouden aan de club admin.

Het menu volgt de rol. Niemand ziet dus knoppen die toch nergens toegang geven.

Iemand toevoegen

1. Ga naar Club → Medewerkers.
2. Vul naam en e-mailadres in en kies de rol.
3. Bewaar. De persoon krijgt een uitnodiging per mail en kiest daarin zelf een wachtwoord.

Een uitnodiging blijft 7 dagen geldig. Is ze verlopen, dan stuur je gewoon een nieuwe.

Een rol aanpassen

Wijzig de rol in de lijst; dat is meteen actief, ook als die persoon al ingelogd is. Er hoeft niemand uit en opnieuw in te loggen.

Twee dingen kunnen niet, en dat is met opzet:

• Je eigen rol wijzigen of jezelf verwijderen. Vraag het aan een andere club admin. Dat voorkomt dat je jezelf per ongeluk buitensluit, en het laat een duidelijker spoor na.
• De laatste club admin verwijderen of degraderen. Anders zou de club zichzelf buitensluiten.

Wie de club verlaat, verwijder je uit de lijst. Dat sluit de toegang meteen af.

Scanners laten inloggen met een geprinte QR

Vrijwilligers wisselen vaak en typen liever geen wachtwoord op een telefoon. Voor een scanner-account kun je daarom een QR-poster afdrukken: je hangt die aan de kassa, de vrijwilliger scant hem met de camera van de telefoon en is meteen ingelogd als scanner.

Dat kan alleen voor de rol Scanner. Een geprinte code hangt op een plek waar iedereen hem kan fotograferen, dus een club admin of ticket manager krijgt er geen — anders geef je met dat blad papier je hele clubbeheer weg.

Print je een nieuwe code, dan stopt de vorige onmiddellijk. Zo los je “de poster is verdwenen” op: druk er een nieuwe af.

Welke rol geef je?

Geef de kleinste rol die volstaat. In de praktijk komt dat neer op: één of twee club admins, ticket managers voor wie de verkoop opvolgt, en een scanner-account per kassa in plaats van per vrijwilliger.