Abonnees en vrijkaarten in bulk inladen

Bij de start van een seizoen zitten je abonnees vaak al ergens in een Excel. In plaats van ze één per één in te geven, laad je die lijst in één keer in onder Verkoop → Bulk import.

Wat je nodig hebt

Het product moet eerst bestaan. De import werkt met producten die op zichzelf al geldig zijn: een abonnement, of een vrijkaart-product met een ingestelde geldigheid. Die maak je aan onder Verkoop → Producten.

Vrijkaarten voor één specifieke wedstrijd horen hier niet: die geef je uit via Verkoop → Vrijkaarten, want daar kies je de wedstrijd.

Zo doe je het

1. Download het sjabloon. Het bevat de juiste kolommen én een tabblad Producten met de namen die je club kan importeren — zo hoef je niks over te typen.
2. Vul één rij per persoon in. Alleen Product en Naam zijn verplicht. Laat E-mail leeg als je die persoon geen mail wil sturen; Aantal leeg betekent één ticket.
3. Upload het bestand en klik op controleren. Er wordt nog niets aangemaakt.
4. Bekijk het overzicht en bevestig met Importeer. Nu pas komen de tickets er.

Per bestand kun je tot 500 rijen en 1000 tickets inladen. Heb je meer, splits het dan op.

Als er iets niet klopt

Dan krijg je een lijst met precies de rijnummers uit je Excel, de kolom, en wat er scheelt — een product dat niet bestaat, een adres dat geen e-mailadres is, een aantal buiten 1 tot 10. Je past het bestand aan en uploadt het opnieuw. Zolang er één fout in zit, wordt er niets aangemaakt: je hebt dus nooit een half ingeladen lijst.

Het overzicht voor je bevestigt

Bovenaan zie je de cijfers: hoeveel rijen, hoeveel tickets, hoeveel daarvan abonnementen en hoeveel vrijkaarten. Daaronder de volledige lijst, rij per rij. In het geel staan zaken die de import niet tegenhouden maar wel je aandacht verdienen:

• dezelfde persoon komt twee keer voor in je bestand;
• iemand heeft al een actief ticket voor datzelfde product;
• dit bestand is al eens eerder ingeladen.

Dat laatste is de vangnetmelding tegen dubbel inladen. Bevestig je alsnog, dan komen de tickets er gewoon bij — soms is dat net de bedoeling.

E-mails

Eén vinkje bepaalt of de ontvangers hun ticket gemaild krijgen. Rijen zonder e-mailadres worden overgeslagen; hun link deel je zelf vanuit Verkoop → Vrijkaarten. Abonnees krijgen dezelfde abonnementsmail als bij een gewone aankoop, met de wallet-knoppen erin.

Verzending gebeurt op de achtergrond, dus bij een grote lijst duurt het even voor alles buiten is.

Daarna

Alles wat je inlaadt, staat in het overzicht onder Verkoop → Vrijkaarten — dat is de lijst van tickets zonder betaling. Daar kun je per persoon de mail opnieuw versturen, de link kopiëren of een ticket intrekken.

Er wordt geen betaling geregistreerd bij een import, net zoals bij een vrijkaart. Heb je je abonnees al buiten het systeem laten betalen, dan is dat precies wat je wil.